Dokumentation

1.1. Funktionen der App

out.bounz bietet dir folgende Funktionalitäten direkt in deiner eigenen Salesforce-Umgebung:

• Erstellung flexibler und individueller Email-Vorlagen mit dynamischer Integration von aktuellen CRM-Daten.
• Anpassbarer Workflow für den Versand von Emails an alle Objekte in Salesforce (inc. Custom Objekte).
• Nutzung von smarten Email-Automatisierungen für Minimierung von zeitlichen und manuellen Aufwand.
• Einfache Erstellung von Email-Kampagnen und -Journeys für eine optimierte Kundenkommunikation.
• Übersetzung von Email-Nachrichten per Klick mit dem integrierten DeepL-Übersetzer.
• Überwachung von Kennzahlen wie Öffnungs- und Klickraten deiner verschickten Emails.

Sämtliche Funktionalitäten sind (je nach Präferenz) vollständig automatisierbar. Dabei greifen out.bounz und Salesforce-native Automationsmöglichkeiten nahtlos ineinander.

Diese Auflistung dient der Übersicht. Im weiteren Verlauf werden wir diese Funktionen einzeln und detailliert beschrieben.

1.2. Die Oberfläche von out.bounz

Die Oberfläche zur Konfiguration und Nutzung von out.bounz setzt sich ausschließlich aus nativen Salesforce-Bestandteilen zusammen. Folgende Reiter findest du in der Applikation:

Hinweis: Zur Nutzung von Schedules und Campaigns werden mindestens 10 Lizenzen von out.bounz benötigt.

1.3. Voraussetzungen

Um out.bounz installieren und nutzen zu können, müssen in deiner Salesforce-Instanz einige Voraussetzungen gegeben sein. Im Folgenden erfährst du, welche Voraussetzungen das sind.

out.bounz setzt zunächst die Nutzung einer Salesforce SalesCloud Enterprise Edition voraus. Höhere Editionen der SalesCloud werden selbstverständlich ebenfalls unterstützt.

Manchmal werden Emails, die nicht von deiner Email-Anwendung, sondern von einem anderen Server (in diesem Fall dem Salesforce-Server) gesendet werden, als Spam gekennzeichnet, wenn der Server nicht als sicher erkannt wird. Für einen optimalen Email-Versand sollten SPF und DKIM konfiguriert werden.

• SPF: _spf.salesforce.com sollte zum SPF in deiner Email-Anwendung hinzugefügt werden. Auf diese Weise werden alle Salesforce-Domains erkannt.

• DKIM: Suche unter "Setup" nach "DKIM Keys" und wähle "Create New Key". Wähle nun die Key-Size und trage den Selector, Alternate Selector, Domain und Domain Match Pattern ein (alle diese Felder werden auch in den Hilfetexten in der Salesforce-Oberfläche erklärt). Die .txt-Dateien werden von Salesforce veröffentlicht. Veröffentliche in deine Domains-DNS den CNAME und den alternativen CNAME. Wenn dies erledigt ist und funktioniert, kann der DKIM Key im Salesforce-Setup aktiviert werden.

Wenn du Emails über SMTP versenden möchtest, solltest du deine Anmeldedaten bereithalten. Eine Anleitung zur Einrichtung von Mailboxen mit SMTP-Einstellungen findest du im Kapitel "Mailboxes".

2.1. Installation

Die Installation von out.bounz erfolgt über den Salesforce AppExchange.

Klicke auf die Schaltfläche "Get It Now", um den Installationsprozess zu starten.

Wenn du auf der Installationsseite bist, wähle „Nur für Administratoren“. Diese Auswahl ist erforderlich, da sonst auch nicht-autorisierte Nutzer Zugriff auf sensible Daten erhalten könnten.

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Klicke auf "Installieren" und bestätige die Meldung "Ja, den Zugriff auf diese Websites Dritter gewähren".

Hintergrund: Im Rahmen der Installation muss die Freigabe erteilt werden, verschiedene Schnittstellen anzusprechen. Neben der Schnittstelle muss auch die Kommunikation mit den Servern von out.bounz für den reibungslosen Betrieb des Tools hergestellt werden.

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Sobald deine Installation abgeschlossen ist, findest du alle dem Package zugehörigen Komponenten in deiner Org. Du kannst sie an dem Namensbereich „out.bounz“ erkennen.

Möglicherweise wird eine Meldung angezeigt, die besagt: "Die Installation dieser Anwendung wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie werden eine E-Mail erhalten, wenn die Installation abgeschlossen ist. Wenn du eine solche Meldung zum ersten Mal siehst, mach dir keine Sorgen. Klicke einfach auf "Fertig". Salesforce wird dir per E-Mail mitteilen, ob die Installation erfolgreich war.

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Nach Abschluss der Installation empfehlen wir, die Installation im Abschnitt "Pakete" unter "Installierte Pakete" im Salesforce Setup zu überprüfen.

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2.2. Vergabe von Nutzungsrechten

Die Nutzung der Anwendung erfordert die Vergabe von bestimmten Rechten an gewünschte Salesforce-Benutzer. Grundsätzlich wird hier nach der Art der Nutzung unterschieden:

• out.bounz Lizenzen
• Salesforce Berechtigungssätze

out.bounz-Lizenzen werden im Bereich "Installierte Pakete" direkt an dem dort aufgeführten out.bounz-Paket zugewiesen. Klicke dazu auf den Button "Lizenzen verwalten" und weise die gewünschten Benutzer zu.

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Die Zuweisung von Salesforce-Berechtigungssets erfolgt hingegen separat. Grundsätzlich werden in out.bounz die folgenden Typen von Salesforce-Rechtesets unterschieden:

• out.bounz Admin: für administrativen Vollzugriff auf alle Bereiche der Anwendung
• out.bounz Manager: für die Verwaltung von Templates, Wrapper, Kampagnen und Schedules
• out.bounz User: für den Benutzerzugang

Um diese Berechtigungssätze zuzuweisen, suche im Setup nach "Berechtigungssätze".

Suche in der Liste nach "out.bounz Admin", "out.bounz Manager" und "out.bounz User" und klicke auf das jeweilige Set an Rechten, den du einem Benutzer zuweisen möchtest.

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Gehe auf "Zuweisungen verwalten" und füge die gewünschten Benutzer durch Setzen des Hakens hinzu.

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WICHTIG: Essenziell ist zudem die Freigabe der standardmäßig mit out.bounz mitgelieferten Dashboards und Reports. Hierzu bitte in die Standard-Tabs für "Reports" und "Dashboards" in der Salesforce-Oberfläche wechseln und dort jeweils (!) in den Freigabeeinstellungen des mit der Installation von out.bounz hinzugefügten Ordners "out.bounz" diesen für die Gruppe aller internen Nutzer freigeben. Zu finden ist diese Freigabemöglichkeit folgendermaßen: Suche über die Suchfunktion Berichte bzw. Dashboards > Alle Ordner > out.bounz > Freigeben (über die Pfeilfunktion rechts). Wird dieser Schritt versäumt, kann der Homescreen der out.bounz-App für Nutzer ohne Administratorlizenz nicht korrekt dargestellt werden.

2.3. Aktivieren der Record Pages

Da Salesforce bei Installation von Applikationen wie out.bounz die Aktivierung von Record Pages bei gleichzeitiger Nutzung von Record Types leider nicht zulässt, muss dies nach Installation einmalig manuell erfolgen. Die Aktivierung ist essenziell, um alle Funktionen von out.bounz vollumfänglich nutzen zu können.

Konkret betrifft dies die Objekte “Attachment Rule”, “Recipient”, “Sender”, ”Scope”, “Mailbox” und “Record Rule”. 

Diese findest du im Setup. Gib hier in der Suchleiste “Lightning App Builder" bzw. "Lightning-Anwendungsgenerator" ein.

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Die Zuordnung kannst du für die jeweiligen Objekte im Detail wie folgt vornehmen:

Seite anklicken > Anzeigen > Aktivierung > Zu Anwendungen, Datensatztyp und Profilen zuweisen > alle Apps auswählen, die benutzt werden > Weiter > Desktop und Telefon > Weiter > den jeweiligen Record Type auswählen > Weiter > Alle Profile auswählen > Speichern.

Aktiviere folgende Record Pages:

2.4. Konfiguration

Suche im App Launcher* oder über die Suchfunktion die „out.bounz“-Applikation.

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Wechsel in der App direkt in den „Configurations“-Reiter. Hier findest du bereits einen Konfigurations-Datensatz vor. In diesem Datensatz musst du Felder mit den notwendigen Informationen befüllen, um out.bounz zu konfigurieren.

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Folgende Felder können konfiguriert werden:

2.5. Testversion

Du hast die Möglichkeit, out.bounz für 30 Tage kostenfrei und vollumfänglich zu testen. Du musst dafür keinerlei Kontodaten angeben. Nach 30 Tagen läuft die Testphase automatisch aus und du kannst auf out.bounz nicht mehr zugreifen.

Falls du out.bounz in einer Sandbox testen möchtest, funktioniert der Installationsprozess grundsätzlich exakt wie in der Live-Umgebung. Die einzige Ausnahme bildet der Fall, wenn es sich bei der Sandbox um eine Partial Copy handelt, bei der der Konfigurations-Datensatz übertragen wurde. In diesem Fall muss für eine reibungslose Funktion zwingend die Schaltfläche „Reset Configuration“ im Konfigurations-Datensatz genutzt werden.

2.6. Lizenzen buchen

Nachdem du den Konfigurations-Datensatz eingerichtet hast, musst du noch den Kaufprozess abschließen.

Dieser Schritt ist besonders wichtig, damit du out.bounz nutzen kannst!

Die Lizenzgebühren für die Nutzung von out.bounz werden per Lastschriftverfahren von dem von dir angegebenen Konto eingezogen. So kannst du deine entsprechenden Informationen hinterlegen:

1.  In der out.bounz-App findest du auf Ebene des Konfigurations-Datensatzes den Button "Manage Licenses". Klickst du auf den Button, öffnet sich eine Login-Seite zu deinem License-Management-Bereich. In diesem Kundenportal findest du alle wichtigen Daten zu deinen out.bounz-Lizenzen, Zahlungsinformationen, aber auch die Möglichkeit, per Klick weitere Lizenzen hinzuzubuchen.

2. Um dich einzuloggen, erhältst du per Email einen individuellen Code, den du zum Anmelden in der Login-Maske eingibst. Nach dem Login öffnet sich die Übersichtsseite mit einigen Hinweisen, welche Informationen du uns mitteilen musst, damit du out.bounz in Zukunft nutzen kannst.

3. Indem du auf "Check your billing address" klickst, kannst du eine gültige Rechnungsadresse hinterlegen. Klicke anschließend auf "Check your SEPA direct debit mandate", um ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen. Du findest die Eingabemasken für deine Daten auch unten in den Reitern "Billing" und "Payment".

Nachdem du die notwendigen Daten eingegeben und gespeichert hast, erhältst du von uns per Email eine Bestätigung und ein Dokument mit allen Informationen zu deinem SEPA-Lastschriftmandat.

Beachte: Die Email mit der Bestätigung wird an die Email-Adresse gesendet, die beim out.bounz-Download im Salesforce AppExchange angegeben wurde! Sollte diese Email nicht verfügbar sein, schreibe uns einfach eine Nachricht an support@outbounz.com

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2.7. Authentifizierung

Sobald der Konfigurations-Datensatz erstellt ist, musst du dich bei den out.bounz-Servern authentifizieren, um alle verfügbaren Funktionen zu nutzen.

Diese Authentifizierung wird einmalig durchgeführt. Klicke dazu einfach auf die Schaltfläche "Authentifizieren" im erstellten Datensatz.

Nach erfolgreicher Authentifizierung (die ggf. durch Bestätigung der OAuth2-Abfrage abgeschlossen werden muss), wird der Nutzer auf eine Ergebnisseite weitergeleitet. Bei erfolgreicher Authentifizierung wird diese durch ein Häkchen im Feld "Authentifiziert" angezeigt.

Im Falle einer erfolgreichen Authentifizierung erscheint zudem die folgende Meldung:

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Das Häkchen unter "Authenticated" wird dann auch im Konfigurationsdatensatz gesetzt.

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2.8. Übersetzungen aktivieren

Um den integrierten DeepL Übersetzer zu nutzen, musst du zunächst die Übersetzungsfunktion konfigurieren. Dazu benötigst du ein DeepL Konto und den Authentifizierungsschlüssel des Kontos (Authentication Key). Diesen findest du innerhalb deines DeepL Kontos.

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Klickst du nun im “Configurations”- Datensatz auf den Button “Configure Translations”, kannst du hier den Authentifizierungsschlüssel eingeben.

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Das Häkchen unter "Translations" wird dann auch im Konfigurations-Datensatz gesetzt.

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2.9. Hinzufügen von Empfängertypen

Mit out.bounz kannst du Emails an jedes Objekt/jeden Datensatz (egal ob Custom oder Standard) in deiner Salesforce-Organisation senden. Die Empfängertypen siehst du auf der rechten Seite des “Configuration”- Datensatzes unter “Recipient Types”. Wir haben für dich bereits die Empfängertypen für “Lead”, “Contact” und “User” erstellt. Um einen neuen Empfängertypen hinzuzufügen, klicke auf "New" neben "Recipient Types”.

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Hier kannst du den Datensatz benennen (1), den Namen des Objekts eintragen, an welches gesendet werden soll (2), den Feldnamen innerhalb des Objekts, in dem sich die Email-Adresse befindet (3) und den API-Namen des Feldes auf “Recipient-Object”-Ebene, das den Verweis auf den zu versendenden Datensatz enthält (4) angeben. Letzteren (4) findest du unter Setup > Object Manager > Recipient > Fields & Relationships > Field Name. Optional kannst du unter “Order” die Reihenfolge auswählen, in der die Empfängertypen aufgelistet werden sollen und unter “Opt Out Field Name” den Namen des Feldes nennen, welches die Abmeldeinformationen beinhaltet (Dieses muss ein von dir angelegtes Feld vom Typ “Checkbox” sein).

2.10. Zurücksetzen der Konfiguration

Du kannst out.bounz per Klick auf den Button "Reset Configuration" oben rechts auf Ebene des Konfigurations-Datensatzes zurücksetzen. Dabei werden alle Results-Datensätze gelöscht.

Zudem muss die Authentifizierung erneut erfolgen.

Die Checkbox "Deactivated" ermöglicht es dir, händisch alle Funktionen von out.bounz zu stoppen.

3.1. Mailboxes

Mailboxes sind die Postfächer, aus welchen du deine Emails verschicken willst.

Du kannst 4 Arten von Mailboxen hinzufügen:

• Salesforce

• Gmail

• Outlook

• Other

Salesforce Mailboxen kannst du über Organisationsweite Email Adressen authentifizieren, Gmail Mailboxen über ein App-Passwort und Outlook Mailboxen über OAuth. Für den Typ "Other" kannst du SMTP-Informationen angeben und ein Passwort festlegen.

Salesforce Postfächer

Für alle aktiven Benutzer in der Organisation haben wir bereits automatisch jeweils ein Salesforce-Postfach erstellt. Du musst sie nur noch aktivieren.

Um die Mailbox zu aktivieren, musst du zuerst festlegen, welche Personen in deiner Organisation Zugriff auf die Mailbox haben sollen, bzw. wer Emails aus dieser Mailbox verschicken darf. Dafür gehst du auf den Button “Manage Relations”, welchen du oben rechts auf der Seite findest. Bei Salesforce-Mailboxen musst du dabei zunächst die anderen User über die Organisationsweite Email-Adresse für deinen User freigeben. 

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Hier kannst du die Benutzer hinzufügen.

Als nächstes kannst du testen, ob die Mailbox funktioniert, indem du auf den Button “Test” gehst. Dabei wird eine Testnachricht an dein Email Postfach gesendet.

Nun kannst du deine Mailbox per Klick auf den Button “Activate” aktivieren.

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Nach erfolgreicher Aktivierung erhältst du eine Email von diesem Postfach an deine Email-Adresse.

Du kannst außerdem über den Button “Configure” eine Organisationsweite Email Adresse festlegen und Benutzer dieser Adresse zuordnen.

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Abschließend kannst du einen Wrapper für deine Mailbox festlegen.

Hinweis: Wenn du eine Email über Salesforce versenden möchstest, stelle sicher, dass deine Email Adresse verifiziert ist, da ansonsten die Email nicht versendet wird. Sie wird zwar geloggt und als gesendet markiert, kommt jedoch nicht bei dem Empfänger an. Grund dafür ist, dass die Email dann zwar dem Server übergeben wird, jedoch aufgrund der fehlenden Verifizierung nicht vom Server gesendet wird.

Hinzufügen weiterer Postfächer

Um weitere Mailboxen hinzuzufügen, gehe auf den Reiter “Mailboxes” und klicke auf “New”.

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Über den Button „Send Invitation“ kannst du den Benutzer per Email dazu einladen, ein Postfach-Passwort einzugeben, um out.bounz für sein Postfach zu nutzen. Das Passwort wird sicher gespeichert, sodass kein anderer Salesforce-Benutzer darauf zugreifen kann. Zudem kannst du der Email eine persönliche Nachricht hinzufügen.

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Als Erstes musst du ein Passwort festlegen. Für Gmail Postfächer empfehlen wir, über die Einstellungen ein App-Passwort* zu generieren und dieses für die Einrichtung der Verbindung zu verwenden. 

Das Passwort legst du dann im Gmail Postfach fest, indem du auf den Button “Set Password” klickst.

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Beim Outlook Postfach musst du dafür dein Postfach autorisieren. Über den Button „Authorize“ kann der User oder der Administrator die Autorisierung zu Outlook vornehmen. Wurde diese erfolgreich durchgeführt, ist die Checkbox im Feld „Authorized“ angehakt. 

Nun kannst du wie bei dem Salesforce Postfach Verknüpfungen hinzufügen, die Mailbox testen, aktivieren und einen Wrapper hinzufügen.

Weiterhin hast du über das Feld “Display Name” die Möglichkeit, einen Anzeigenamen festzulegen, welchen der Empfänger der Email an Stelle des Namens des sendenden Benutzers sieht.

Hinweis: Du kannst deine Mailbox jederzeit per Klick auf den Button “Deactivate” deaktivieren.

3.2. Templates

Templates sind Email-Vorlagen, welche du später an deine Empfänger herausschickst. Eine Vorlage kannst du erstellen, indem du auf den Button “New” oben rechts im Reiter “Templates” klickst.

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Eine Oberfläche zur Erstellung eines „Template“-Datensatzes öffnet sich. Fülle folgende Felder für die Konfiguration aus:

Nach Erstellung des Templates musst du nun eine “Primary Scope” definieren. Scopes geben dir die Möglichkeit, Daten in die Vorlage zu laden. Die Primary Scope ist dabei das Objekt, an welches du die Email schicken willst. Wenn du beispielsweise die Primary Scope als "Lead" definierst, kannst du auf alle Felder des Objekts "Lead" in deiner Vorlage zugreifen. Um eine Primary Scope zu erstellen, klicke oben rechts auf den Button “Create Primary Scope”.

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Hier wählst du dein gewünschtes Objekt aus. Wir haben beispielsweise die Primary Scope als Lead definiert. Die Primary Scope wird im “Scope”- Datensatz sichtbar. Von der Primary Scope aus können nun weitere Scopes definiert werden.

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• Zusätzlich zu der Primary Scope kannst du per Klick auf den Button “Create Child Scope” innerhalb der Primary Scope sogenannte Field Scopes und List Scopes erstellen. Diese sind sogenannte “Children” der Primary Scope, d.h. dass sie sich auf Daten innerhalb des Objektes der Primary Scope beziehen. Per Klick auf den Button “New” im Scope Datensatz kannst du außerdem eine Free Scope erstellen.

• Field Scopes beziehen sich auf Lookup Felder des Objektes und die Daten der Objekte, auf die das Lookup zeigt (Bsp. Ein Account).

• List Scopes beziehen sich auf Daten aus den Listen des Objekts (Bsp. Alle Kontakte unterhalb des im Field Scope definierten Accounts).

• Free Scopes beziehen sich auf alle Datensätze in Salesforce und müssen keine Verbindung zu einer Field- oder List Scope haben (Bsp. Alle Produkte in Salesforce).

Das Prinzip der Scopes kann am Anfang verwirrend sein, weshalb wir es später noch einmal anhand eines Beispiels erklären.

1. Du kannst nun deinem Template einen Sender hinzufügen. Klicke dafür auf den Button “New” in der “Sender” Liste. Hier kannst du zwischen “Dynamic” und “User” auswählen. Danach gibst du den Namen, die Vorlage und die Scope an. Außerdem kannst du die Priorität des Senders gegenüber anderen Sendern in “Priority” festlegen. Dies ist wichtig, wenn ein Sender nicht existiert und du sicherheitshalber einen Ersatzsender festlegen willst.

2. Weiterhin musst du einen Empfänger für das Template festlegen. Klicke dafür auf den Button “New” in der “Recipients” Liste. Hier kannst du zwischen “Dynamic” oder den von dir konfigurierten Empfängertypen wählen. Danach gibst du den Namen, die Vorlage und die Scope an. Bei “Category” kannst du auswählen, ob du die Email mit “To” direkt an den Empfänger senden möchtest, oder ob du den Empfänger auf CC oder BCC setzen möchtest.

3. Außerdem kannst du Anhänge an deine Email heften. Klicke dafür auf den Button “New” in der “Attachments” Liste. Hier kannst du dem Anhang einen Namen geben und bei “Order” die Reihenfolge der Anhänge festlegen. Den Anhang kannst du dann unter Attachments hochladen.

   Hinweis: Ein Anhang darf eine Größe von maximal 50 MB haben. Zudem darf die Gesamtgröße aller Anhänge einer E-Mail 100 MB nicht überschreiten.

4. Mit Field Updates kannst du festlegen, ob und welche Felder der Scope aktualisiert werden sollen, nachdem eine Email versendet wurde. Klicke hierfür auf den Button “New” im “Field Updates” Datensatz. Hier kannst du dem Record einen Namen geben, die Scope festlegen und bei “Field Name” den Namen des Feldes angeben, welches nach Versenden der Email aktualisiert werden soll. Bei “Operator” kannst du den Vergleichsoperator angeben, der abgeglichen werden soll, bei “Condition Value” den aktuellen Wert des Zielfelds und bei “New Value” den Zielwert für das aktualisierte Feld. Der Wert in “New Value” wird hier also nur geschrieben, wenn die in “Operator” angegebene Bedingung zutrifft (z.B. ein Feld nur dann beschreiben, wenn es davor leer ist).

5. Die weiteren Informationen, die auf der Template Seite angezeigt werden:

   a) Notification Settings: Hier wird angezeigt, ob Benachrichtigungseinstellungen für dieses Template existieren und ob sie aktiv sind.

   b) Results: Hier werden Ergebnisse mit Informationen über gesendete Emails mit dieser Vorlage angezeigt.

   c) Email Messages: Hier wird angezeigt, welche Emails mit dieser Vorlage gesendet wurden.

   d) Template History: Hier wird die Historie der von dir kreierten Vorlagenobjekte angezeigt.

6. Die Buttons oben rechts auf der Template Seite:

   a) Edit: Hiermit kannst du die Seite editieren.

   b) Delete: Hiermit kannst du das gesamte Template löschen.

   c) Clone: Hiermit kannst du das Template duplizieren.

   d) Check Merge Fields: Hiermit kannst du überprüfen, ob alle Merge-Felder korrekt sind und ob die Mailbox korrekt funktioniert.

Nun kannst du deine Email-Vorlage im Bereich “Content” mit Daten füllen:

• Subject: Hier wird die Zeichenkette gespeichert, die den Betreff der Email bilden soll. Hier kannst du keine HTML-Tags verwenden, da diese nicht interpretiert werden.

• Body: Hier kannst du deinen Text entweder in reinem HTML oder gemischt schreiben, je nach angegebenem “Type”. Beispiele für die Verwendung von Scopes in der Vorlage findest du im nachfolgenden Beispiel.

3.3. Wrappers

Wrapper werden verwendet, um Informationen um deine Email "zu wickeln". Du kannst Wrapper auf Mailbox-Ebene oder auf Template-Ebene verwenden. Einen Wrapper kannst du erstellen, indem du auf den Button “New” oben rechts im Reiter “Wrapper” klickst.

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Eine Oberfläche zur Erstellung eines „Wrapper“-Datensatzes öffnet sich. Fülle folgende Felder für die Konfiguration aus:

Du kannst beispielsweise einen Wrapper auf Mailbox-Ebene verwenden, um eine Signatur zu erstellen oder du kannst einen Wrapper auf Template-Ebene verwenden, um weitere deiner Produkte zu vermarkten.

3.4. Schedules

Schedules werden zur Planung des Email-Versands verwendet. Eine Schedule kannst du erstellen, indem du auf den Button “New” oben rechts im Reiter “Schedules” klickst.

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Eine Oberfläche zur Erstellung eines „Schedule“-Datensatzes öffnet sich. Fülle folgende Felder für die Konfiguration aus:

Nach Erstellung des “Schedule”-Datensatzes kannst du, wenn du Benachrichtigungen aktiviert hast, innerhalb deiner Schedule die Öffnungs-und Klickraten der Email einsehen. 

Zudem kannst du Filter Blöcke festlegen, indem du auf den Button “New” der “Filter Blocks”- Liste klickst. Hiermit kannst du filtern, welche Bedingung für die Primary Scope des Templates gelten muss, damit die Email versendet werden soll.

Die Buttons oben rechts auf der Schedules Seite:

1. Edit: Hiermit kannst du die Seite editieren.

2. Delete: Hiermit kannst du das gesamte Template löschen.

3. Clone: Hiermit kannst du das Template duplizieren.

4. Preview: Hiermit kannst du sehen, an welche Salesforce Objekte die Schedule Emails versenden würde, wenn sie aktiviert wird.

5. Activate: Hiermit kannst du die Schedule aktivieren (beachte: die Schedules müssen zunächst im Konfigurations-Datensatz aktiviert werden).

6. Activities: Hiermit kannst du Klick-und Öffnungsraten deiner Schedule einsehen und schauen, wer die Schedule erhalten hat.

Schedules werden alle 5 Minuten geprüft. Wenn du also deine Schedule um 10:12 Uhr startest, wird sie um 10:15 Uhr versendet.

Hinweis: Du kannst die Schedule jederzeit per Klick auf den Button “Deactivate” deaktivieren.

3.5. Campaigns

Kampagnen werden verwendet, um eine Email zu einem bestimmten Zeitpunkt an einen oder mehrere Objekte zu verschicken. Der Unterschied zur Schedule ist dabei, dass Kampagnen nur ein Mal zu einem von dir festgelegten Zeitpunkt ausgeführt werden. Eine Kampagne kannst du erstellen, indem du auf den Button “New” oben rechts im Reiter “Campaigns” klickst.

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Eine Oberfläche zur Erstellung eines „Campaign“-Datensatzes öffnet sich. Fülle folgende Felder für die Konfiguration aus:

Nach Erstellung des “Campaign”-Datensatzes kannst du, wenn du Benachrichtigungen aktiviert hast, innerhalb deiner Campaign die Öffnungs-und Klickraten der Email sehen.

Zudem kannst du Filter Blöcke festlegen, indem du auf den Button “New” beim “Filter Blocks”- Datensatz klickst. Hiermit kannst du filtern, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Kampagne verschickt wird.

Die Buttons oben rechts auf der Campaign Seite:

1. Edit: Hiermit kannst du die Seite editieren.

2. Delete: Hiermit kannst du die gesamte Kampagne löschen.

3. Clone: Hiermit kannst du die Kampagne duplizieren.

4. Preview: Hiermit kannst du sehen, an wen die Kampagne verschickt werden würde.

5. Start: Hiermit kannst du die Kampagne starten.

6. Activities: Hiermit kannst du Klick-und Öffnungsraten deiner Kampagne einsehen und schauen, wer die Kampagne erhalten hat.

Campaigns werden alle 5 Minuten geprüft. Wenn du also deine Kampagne um 10:12 Uhr startest, wird sie effektiv um 10:15 Uhr gestartet.

Du kannst deine Kampagne nach dem Start per Klick auf den Button “Abort” stoppen.

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3.6. Notification Settings

Mit Benachrichtigungseinstellungen kannst du einstellen, ob und wann du benachrichtigt werden willst, wenn ein Empfänger die von dir gesendete Email öffnet. Du kannst dies per Klick auf den Button “New” im Reiter “Notification Settings” einstellen. 

Hier hast du einerseits die Auswahl, die Benachrichtigungen für die von einem bestimmten Benutzer (“User”) gesendeten Emails zu aktivieren. Wenn also Beispielsweise ein Mitarbeiter eine Email von deinem User aus verschickt, wirst du über die Öffnung benachrichtigt und nicht dein Mitarbeiter. Andererseits kannst du die Benachrichtigungen für die von einer bestimmten Vorlage (Template) aus gesendeten Emails mit einem bestimmten User aktivieren. Somit kannst du dich nur für bestimmte Emails informieren lassen, welche über deinen User versendet werden, anstatt für alle. 

Weiterhin kannst du wählen, ob die Benachrichtigungseinstellung aktiv ist und ob du nur beim ersten Öffnen der Email benachrichtigt werden willst, oder bei jeder Öffnung. Zudem kannst du einstellen, ob jede Öffnung als Öffnung gewertet werden soll oder nur die Erste.

Die Benachrichtigung siehst du dann oben rechts an der Glocke und in dem Reiter “Activities”.

4.1. Fehler bei Dateneingabe

Bei Fehlern durch Fehleingaben oder Verbindungsproblemen erhält der Nutzer einen entsprechenden Hinweis.

Wird kein Hinweis auf einen Fehler ausgegeben, kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die ausgelöste Aktion erfolgreich war.

Angezeigte Fehlermeldungen entstammen dabei teilweise angeschlossenen Drittsystemen, der Applikation out.bounz oder Salesforce selbst.

Sollte eine Fehlermeldung unklar sein, empfehlen wir den für die Installation verantwortlichen Salesforce-Administrator zu Rate zu ziehen. Sollte auch dieser nicht helfen können, wende dich einfach per Email an support@outbounz.com und sende uns einen Screenshot der Fehlermeldung, damit wir dir direkt helfen können.

4.2. Fehler bei im Hintergrund ausgeführten Aktionen

Zur besseren Übersicht wird ein Großteil der im Hintergrund durchgeführten Aktionen in einem dafür eingerichteten Objekt „Result“ gespeichert. Dies ermöglicht die Nachvollziehbarkeit von im Hintergrund oder automatisiert durchgeführten Aktionen.

Eine Liste dieser Ergebnisdatensätze sind im Reiter „Results“ zu finden. Im Erfolgsfall wird die Nachricht „Success“ angezeigt. Im Fehlerfall der entsprechende Fehler.

Hinweis zur Freigabe von Speicherplatz: Zur Freigabe von Speicherplatz, der über die Zeit durch angesammelte "Result"-Datensätze verbraucht wurde, kann die Schaltfläche "Clear" in beliebiger Listenansicht des "Results"-Reiters verwendet werden. Bitte beachte, dass bei Nutzung dieser Schaltfläche immer sämtliche "Result"-Datensätze ungeachtet der aktuell dargestellten Listenansicht gelöscht werden!