Dokumentation

1.1. Funktionen der App

Mit out.bounz musst du deine Salesforce-Umgebung nie wieder verlassen, um eine Nachricht an deine CRM-Kontakte zu senden.

Versende E-Mail-Nachrichten teil- oder vollautomatisiert. Und das je nach Status eines Objektes.
Hier ein anschauliches Beispiel: Die Kontaktdaten eines Interessenten landen in deinem Salesforce System. Lasse der Interessentin bzw. dem Interessenten direkt nach Ausfüllen deines Web-Formulars eine personalisierte E-Mail zukommen, in der du sie oder ihn begrüßt.

Bucht deine Interessentin/dein Interessent nun einen Termin, eine Demo o.ä. und der Status im Objekt ändert sich, kannst du eine weitere E-Mail vollautomatisiert versenden - ausgelöst durch die Statusänderung.
Den E-Mail-Text musst du dabei nur einmalig in einem Template anlegen.

Du möchtest die E-Mail vor dem Versand lieber noch einmal anpassen? Auch eine Teilautomation deiner E-Mail-Kommunikation ist möglich.

Aber mit out.bounz kannst du noch mehr:

• Verfasse E-Mail-Templates in deiner Muttersprache und übersetze sie per Klick in die Sprache deines Empfängers.
  Möglich macht es die Integration von DeepL, einer der professionellsten maschinellen Übersetzungsplattformen weltweit.
• Erstelle flexible E-Mail-Vorlagen (Templates) und befülle sie dynamisch mit den Informationen, die du aus deinem Salesforce System benötigst.
• Nutze simple E-Mail-Automationen, um den zeitlichen sowie manuellen Aufwand in deiner E-Mail-Kommunikation zu minimieren.
• Optimiere deine E-Mail-Kampagnen anhand von hilfreichen KPIs wie der Öffnungsrate.
• Baue deine individuellen Workflows und Customer Journeys, wie du sie benötigst. Sende E-Mails dafür nicht nur an Standard- sondern auch an deine Custom Objects.

1.2. Die Oberfläche von out.bounz

Die Oberfläche zur Konfiguration und Nutzung von out.bounz besteht ausschließlich aus nativen Salesforce-Komponenten. In der Anwendung findest du die folgenden Registerkarten:

2.1. Salesforce Version

Um out.bounz zu installieren und zu nutzen, benötigst du eine Salesforce-Enterprise, Unlimited-Developer-Version, die API-Aufrufe ausführen kann (wenn du über SMTP versenden möchtest).

2.2. E-Mail

SPF & DKIM

Manchmal werden E-Mails, die nicht von deiner E-Mail-Anwendung, sondern von einem anderen Server (in diesem Fall dem Salesforce-Server) gesendet werden, als Spam gekennzeichnet, wenn der Server nicht als sicher erkannt wird. Für einen optimalen E-Mail-Versand sollten SPF und DKIM konfiguriert werden.

• SPF: _spf.salesforce.com sollte zum SPF in deiner E-Mail-Anwendung hinzugefügt werden. Auf diese Weise werden alle Salesforce-Domains erkannt.
• DKIM: Suche unter "Einstellungen" nach "DKIM-Schlüssel" und wähle "Neuen Schlüssel erstellen". Wähle nun die Key-Size, den Selektor (Name des Schlüssels), den alternativen Selektor, die Domain und Domain Match aus (alle diese Felder werden auch in den Hilfetexten in der Salesforce-Oberfläche erklärt). Die .txt-Dateien werden von Salesforce veröffentlicht. Veröffentliche in deine Domains-DNS den CName und den alternativen CNAME. Wenn dies erledigt ist und funktioniert, kann der SKIM Key im Salesforce-Setup aktiviert werden.

SMTP

Wenn du E-Mails über SMTP versenden möchtest, solltest du deine Anmeldedaten bereithalten. Eine ausführlichere Anleitung zur Einrichtung von "Postfächern" mit SMTP-Einstellungen findest du im Kapitel "Mailboxes".

3.1. Installation

Die Installation von out.bounz erfolgt über den Salesforce AppExchange.

Klicke auf die Schaltfläche "Get It Now", um den Installationsprozess zu starten.

Wenn du dich auf der Installationsseite befindest, wähle "Install for Admins Only" aus. Diese Auswahl ist notwendig, da sonst nicht-autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Daten erhalten könnten.

X

Klicke auf "Installieren" und bestätige die Meldung "Ja, den Zugriff auf diese Websites Dritter gewähren".

Hintergrund: Im Rahmen der Installation muss die Freigabe erteilt werden, verschiedene Schnittstellen anzusprechen. Neben der Schnittstelle muss auch die Kommunikation mit den Servern von out.bounz für den reibungslosen Betrieb des Tools hergestellt werden.

Klicke auf "Weiter", um die Installation zu starten.

Sobald die Installation abgeschlossen ist, findest du alle zum Paket gehörenden Komponenten in deiner Salesforce-Org. Du erkennst diese an dem Namen "out.bounz".

Möglicherweise wird eine Meldung angezeigt, die besagt: "Die Installation dieser Anwendung wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie werden eine E-Mail erhalten, wenn die Installation abgeschlossen ist. Wenn du eine solche Meldung zum ersten Mal siehst, mach dir keine Sorgen. Klicke einfach auf "Fertig". Salesforce wird dir per E-Mail mitteilen, ob die Installation erfolgreich war.

Nach Abschluss der Installation empfehlen wir, die Installation im Abschnitt "Pakete" unter "Installierte Pakete" im Salesforce Setup zu überprüfen.

3.2. Vergabe von Nutzungsrechten

Die Nutzung der Anwendung erfordert die Vergabe von bestimmten Rechten an gewünschte Salesforce-Benutzer. Grundsätzlich wird hier nach der Art der Nutzung unterschieden:

• out.bounz Lizenzen
• Salesforce Berechtigungssätze

out.bounz-Lizenzen werden im Bereich "Installierte Pakete" direkt an dem dort aufgeführten out.bounz-Paket zugewiesen. Klicke dazu auf den Button "Lizenzen verwalten" und weise die gewünschten Benutzer zu.

Die Zuweisung von Salesforce-Berechtigungssets erfolgt hingegen separat. Grundsätzlich werden in out.bounz die folgenden Typen von Salesforce-Rechtesets unterschieden:

• out.bounz Admin: für administrativen Vollzugriff auf alle Bereiche der Anwendung
• out.bounz Manager: für die Verwaltung von Templates, Wrapper, Kampagnen und Schedules
• out.bounz User: für den Benutzerzugang

Um diese Berechtigungssätze zuzuweisen, suche im Setup nach "Berechtigungssätze".

Suche in der Liste nach "out.bounz Admin", "out.bounz Manager" und "out.bounz User" und klicke auf den jeweiligen Rechtesatz, den du einem Benutzer zuweisen möchtest.

Gehe auf "Zuweisungen verwalten" und füge die gewünschten Benutzer durch Setzen des Hakens hinzu.

3.3. Aktivieren der out.bounz Lightning Record Pages über den Lightning App Builder

Für eine grundlegende Einrichtung weise sie nur für die out.bounz-App zu. Im Laufe der Zeit wirst du jedoch einige Record Pages auch in anderen Apps aktivieren wollen, je nachdem, ob diese Datensätze in der jeweiligen App angezeigt werden sollen. Bei Objekten mit mehreren Datensatztypen musst du die Record Pages unter "App, Datensatztyp und Profil" einrichten.

Diese Objekte sind:

3.4. Konfiguration

Öffne nun die out.bounz App in deiner Salesforce Org, navigiere zu "Configurations" und öffne den out.bounz Configuration Record. Hier kannst und solltest du ein paar Dinge tun:

1. Lege zunächst eine Error-E-Mail-Adresse fest (optional bei minimaler Einrichtung, aber dringend empfohlen)
   

2. Konfiguriere die Übersetzungsfunktion (optional bei minimaler Einrichtung)
   a. Dazu benötigst du ein DeepL Konto und den Authentifizierungsschlüssel des Kontos (Authentication Key). Kopiere einfach den Schlüssel in die Benutzeroberfläche und drücke "Enter".

   b. Damit Übersetzungen funktionieren, musst du eine Bearbeitungssprache auf Vorlagenebene und ein Feld für die Empfängersprache für deine Empfänger angeben. Wenn mindestens eines dieser Felder leer ist, gibt es keine Möglichkeit, deine E-Mail zu übersetzen.
   

3. Füge zusätzliche Empfängertypen hinzu (optional für minimale Einrichtung)

   Mit out.bounz kannst du E-Mails an jedes Objekt/jeden Datensatz in deiner Salesforce-Organisation senden. Um einen neuen Empfängertyp hinzuzufügen, klicke auf "Neu" neben "Empfängertypen", benenne deinen Datensatz, gib das Objekt, das Feld, in dem sich die E-Mail-Adresse befindet und den Empfängerfeldnamen (der API-Name des Feldes auf Empfängerobjekt-Ebene, das den Verweis auf den zu versendenden Datensatz enthält (z.B. Kontakt)) an. Du kannst auch einen "Order"-Parameter wählen, mit dem du die Reihenfolge festlegen kannst, in der die Empfängerdatensätze aufgelistet werden.

3.5. Testversion

Du hast die Möglichkeit, out.bounz 30 Tage lang kostenlos und in vollem Umfang zu testen. Du benötigst keine Kreditkarteninformationen. Nach 30 Tagen läuft die Testphase automatisch ab und du kannst nicht mehr auf out.bounz zugreifen.

Wenn du out.bounz in einer Sandbox testen möchten, funktioniert der Installationsprozess genauso wie in der Live-Umgebung. Einzige Ausnahme ist, wenn die Sandbox erst nach der Installation von out.bounz erstellt wird, d.h. wenn out.bounz bereits mit teilweise vorhandenen Konfigurationsdaten in der Sandbox vorinstalliert ist. In diesem Fall ist es für einen reibungslosen Betrieb zwingend erforderlich, den Button "Reset Configuration" zu verwenden.

3.6. Lizenzen buchen

Nachdem du den Konfigurationsdatensatz erstellt hast, musst du noch den Kaufprozess abschließen.

Dieser Schritt ist besonders wichtig, damit du out.bounz nutzen kannst!
Die Lizenzgebühren für die Nutzung von out.bounz werden per Lastschriftverfahren von dem von dir angegebenen Konto eingezogen. So kannst du deine entsprechenden Informationen hinterlegen:

1. In der out.bounz-App findest du im Reiter "Configuration" den Button "Manage Licenses". Klickst du auf den Button, öffnet sich eine Login-Seite zu deinem License-Management-Bereich. In diesem Kundenportal findest du alle wichtigen Daten zu deinen out.bounz-Lizenzen, Zahlungsinformationen, aber auch die Möglichkeit, per Klick weitere Lizenzen hinzuzubuchen.
   

2. Um dich einzuloggen, erhältst du per E-Mail einen individuellen Code, den du zum Anmelden in der Login-Maske eingibst. Nach dem Login öffnet sich die Übersichtsseite mit einigen Hinweisen, welche Informationen du uns mitteilen musst, damit du out.bounz in Zukunft nutzen kannst.
   

3. Indem du auf "Check your billing address" klickst, kannst du eine gültige Rechnungsadresse hinterlegen. Klicke anschließend auf "Check your SEPA direct debit mandate", um ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen. Du findest die Eingabemasken für deine Daten auch unten in den Reitern "Billing" und "Payment".

Nachdem du die notwendigen Daten eingegeben und gespeichert hast, erhältst du von uns per E-Mail eine Bestätigung und ein Dokument mit allen Informationen zu deinem SEPA-Lastschriftsmandat.

Beachte: Die E-Mail mit der Bestätigung wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die beim out.bounz-Download im Salesforce AppExchange angegeben wurde!

X

3.7. Authentifizierung

Sobald der Datensatz erstellt ist und du deine Zahlungsinformationen hinterlegt hast, musst du dich bei den out.bounz-Servern authentifizieren, um alle verfügbaren Funktionen zu nutzen.

Diese Authentifizierung wird einmalig durchgeführt. Klicke dazu einfach auf die Schaltfläche "Authentifizieren" im erstellten Datensatz.

Nach erfolgreicher Authentifizierung (die ggf. durch Bestätigung der OAuth2-Abfrage abgeschlossen werden muss), wird der Nutzer auf eine Ergebnisseite weitergeleitet. Bei erfolgreicher Authentifizierung wird diese durch ein Häkchen im Feld "Authentifiziert" angezeigt.

Im Falle einer erfolgreichen Authentifizierung erscheint zudem die folgende Meldung:

X

Das Häkchen unter "Authenticated" wird dann auch im Konfigurationsdatensatz gesetzt.

X

3.8. Mailboxes

Für alle aktiven Benutzer in der Organisation haben wir bereits ein Salesforce-Postfach für dich erstellt. Du musst sie nur noch aktivieren.

Es sind 4 Arten von Mailboxes verfügbar:

• Salesforce

• Gmail

• Outlook

• Other

Für die ersten drei kannst du deine Mailbox über OAuth authentifizieren, für den Typ "Other" kannst du SMTP-Informationen angeben und ein Passwort über die Schaltfläche "Passwort festlegen" festlegen.

Wichtig für OAuth-authentifizierte Mailboxes: Du kannst in den meisten Anwendungen ein gesondertes App-Passwort festlegen und dieses zur Authentifizierung deines out.bounz-Postfachs verwenden, so dass du nicht dein persönliches Passwort eingeben musst (und es jedes Mal ändern, wenn sich dein persönliches Passwort ändert). Für SMTP gib einfach Server, Port, Benutzer und Verschlüsselung ein und lege ein Passwort fest, wie du es auch bei anderen Mailboxes tun würdest.

Stelle sicher, dass du deine Mailbox aktivierst, bevor du sie benutzt. Nach erfolgreicher Aktivierung erhältst du eine E-Mail von diesem Postfach an die von dir angegebene Error-E-Mail-Adresse aus dem Konfigurationsdatensatz.

3.9. Vorlagen (Templates)

Um Vorlagen bzw. Templates zu erstellen, navigiere zur Registerkarte "Templates" und klicke auf "Neu". Nun kannst du die folgenden Informationen angeben:

• Name: Wähle einen einfachen, aber aussagekräftigen Namen. Du brauchst ihn, um deine Vorlage später zu finden und auszuwählen.
• Typ:
  1. Mixed: Du kannst HTML und "normalen" Text verwenden.
  2. HTML: Der gesamte Vorlagentext wird als HTML interpretiert.

4.1. Erstellen einer Kampagne

Vorarbeit: Du benötigst eine gültige Konfiguration und mindestens eine aktive Mailbox.

In diesem Beispiel möchten wir eine freundliche Begrüßung an alle Leads in unserer Organisation senden. Wir erstellen also das folgende Template:

• Name: Hello World

• Type: Mixed

X

Wir klicken auf "Speichern" und dann auf "Create Primary Scope", suchen nach "Lead", aktivieren das Kontrollkästchen und klicken auf "Erstellen".

X

Wir erstellen nun einen Field Scope (unter Scopes > New) mit folgenden Informationen:

• Name: Lead_Owner
• Object Name: User
• Parent: Lead (Name of the Primary Scope)
• Field Name: OwnerId

X

Nun erstellen wir einen dynamischen Sender mit den folgenden Informationen:

• Name: Lead Owner
• Scope: Lead_Owner
• Template: Hello World

X

Jetzt erhalten unsere Leads ihre E-Mails von dem Benutzer, der der Lead-Besitzer ist (alle Benutzer, die Lead-Besitzer für deinen Test sind, sollten ein aktives Postfach haben, damit dies richtig funktioniert).

Als Nächstes erstellen wir einen Empfänger. Wir könnten einen Lead-Empfänger erstellen, aber wir wählen einen dynamischen Empfänger, um den Prozess zu erklären. Wir erstellen den folgenden dynamischen Empfänger:

• Name: Lead Recipient
• Scope: Lead
• Template: Hello World
• Category: To
• Email Field Name: Email

X

Jetzt können wir die E-Mail mit Inhalt füllen.

Dazu geben wir die folgenden Informationen ein:

Subject:
Ein freundliches Hallo von {Lead_Owner.Name}

Body:
Hallo {Lead.Name} von {Lead.Company}

Ich möchte Sie herzlichst begrüßen und mit Ihnen in Kontakt treten.

Mit freundlichen Grüßen,

{Lead_Owner.Name}

Wenn wir diese Vorlage nun zum Versenden von E-Mails über eine Schaltfläche verwenden wollten, wäre sie einsatzbereit. Für Kampagnen und Schedules müssen wir jedoch einige zusätzliche Schritte durchführen:

1. Wir benötigen ein Feld vom Typ Boolean im Lead-Objekt, das "true" ist, wenn unsere Mail gesendet werden soll, und "false", wenn nicht. Zu diesem Zweck erstellen wir das folgende Feld:
   a. Type: Checkbox
   b. Default Value: Checked
   c. Field Name: Send_Mail__c
   

2. Wir erstellen den folgenden Field Update Record:

   a. Name: Update Send Mail
   b. Operator: =
   c. Condition Value: true
   d. New Value: false
   e. Scope: Lead
   f. Field Name: Send_Mail__c
   

X

Wenn nun eine E-Mail mit dieser Vorlage versendet wird und das Kontrollkästchen "Send_Mail__c" aktiviert ist, wird es deaktiviert. Nun können wir eine neue Kampagne erstellen.

Wir verwenden die folgenden Informationen:

• Name: Lead Hallo Welt

• Vorlage: Hallo Welt

• Feldname: Send_Mail__c

X

Danach klicken wir auf die Kampagne, setzen das geplante Datum auf "Jetzt" und klicken auf die Schaltfläche "Start". Die Seite, die sich mit der Schaltfläche öffnet, fragt ebenfalls nach einem geplanten Datum, füllt es aber automatisch mit dem zuvor festgelegten Datum aus.

Nach dem Start der Kampagne ändert sich ihr Status von "Entwurf" zu "Geplant". Sobald der nächste Zyklus des Zeitplans ausgeführt wird, beginnt die Kampagne, E-Mails zu versenden.

Sie können eine Kampagne jederzeit mit dem "Abbruch"-Button abbrechen. Gesendete E-Mails können jedoch nicht rückgängig gemacht werden. Nachdem die erste E-Mail versendet wurde, wird der Status auf "Laufend" aktualisiert und nachdem alle E-Mails versendet wurden, wird er auf "Beendet" geändert.

4.2. Schaltfläche für die Übersetzung

In diesem Beispiel werden wir eine Schaltfläche auf Lead-Ebene erstellen, um dieselbe E-Mail wie in der Kampagne zuvor zu versenden, jedoch mit der zusätzlichen Flexibilität der Übersetzung und Anpassung der Vorlage.

Zu diesem Zweck erstellen wir eine Schaltfläche auf der Detailseite mit dem Namen "Send Mail" mit einer URL der folgenden Syntax:

/apex/outbounz2__SendMessage?id={![object].id}&template=[TEMPLATEID]&user=[USERID]&mailbox=[MAILBOX]&language=[LANGUAGE CODE]

[Objekt] ist das Objekt der Primary Scope in der Vorlage.

Die Template ID ist auf der Template Record Page zu finden und hat die folgende Form: OZTxxxx, wobei x eine Zahl ist. Die erste Vorlage hat somit den Identifier OZT0001.
Alle anderen Parameter, abgesehen von der Template ID, sind optional.

Nachdem wir die Schaltfläche zum Layout hinzugefügt haben, können wir sie nun verwenden, um eine einzelne E-Mail an den definierten Empfänger in unserem Datensatz zu senden. Nachdem wir auf die Schaltfläche geklickt haben, sehen wir, dass die Vorlage mit den richtigen Daten aus den definierten Bereichen geladen wurde. Wir können nun die E-Mail nach unseren Wünschen bearbeiten und auch weitere Empfänger hinzufügen (hier können wir entweder einen Empfängertyp oder eine Adresse auswählen und einfach die Adresse eingeben, an die wir die E-Mail senden möchten). Schließlich können wir auch den Versand der E-Mail planen oder uns eine Vorschau des endgültigen Layouts anzeigen lassen, bevor wir unsere E-Mail mit einem Klick auf "Senden" verschicken.

Fügen wir nun die Übersetzungsfunktion hinzu. Hierfür müssen wir zwei Dinge tun:

• Wir fügen eine Sprache zu unserer Vorlage hinzu. In diesem Beispiel geben wir einfach "Englisch" ein.

• Wir fügen ein Sprachfeld zu unserem Empfängerdatensatz hinzu. Dies ist bereits für den Standard-Lead-Empfänger konfiguriert, aber für unseren Lead-Empfänger fügen wir einfach das Feld "outbounz2_Language__c" in das Feld "Language Field Name" ein. Jetzt erhalten wir die Option, unsere E-Mail in die Sprache zu übersetzen, die in unserem Lead-Datensatz angegeben ist. (z.B. FR für Französisch, DE für Deutsch, usw.). Stattdessen können Sie den Parameter &language=DE in die URL innerhalb der Schaltfläche einfügen, um die Übersetzung in die deutsche Sprache zu ermöglichen (in diesem Beispiel).

5.1. Fehler bei Dateneingabe

Bei Fehlern durch Fehleingaben oder Verbindungsproblemen erhält der Nutzer einen entsprechenden Hinweis.

Wird kein Hinweis auf einen Fehler ausgegeben, kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die ausgelöste Aktion erfolgreich war.

Sollte eine Fehlermeldung unklar sein, empfehlen wir den für die Installation verantwortlichen Salesforce-Administrator zu Rate zu ziehen.