Informationen aus Salesforce-Datensätzen in E-Mail-Vorlagen referenzieren

Salesforce E-Mail-Vorlagen mit verknüpften Objekten: Wie kann ich Informationen aus anderen Salesforce-Datensätzen in E-Mail-Vorlagen referenzieren?

Du willst in E-Mails nicht nur den aktuellen Datensatz (z. B. Opportunity), sondern auch Infos aus verknüpften Objekten wie Account, Owner, Produkten oder der letzten Rechnung anzeigen?

Wir sind cloudworx, eine Salesforce Agentur, die auch eigene Salesforce Apps entwickelt. Nach mehr als 150 Projekten und 2 entwickelten Apps für E-Mails in Salesforce, haben wir den besten Weg herausgefunden, wie du Informationen aus Salesforce-Datensätzen in E-Mail-Vorlagen referenzieren kannst.

Hier bekommst du zuerst die neutralen Salesforce-Optionen – und danach siehst du, wie du das mit out.bounz pragmatisch lösen kannst (inkl. Schritt-für-Schritt und Best Practices).

1. Welche Möglichkeiten bietet Salesforce um Informationen aus anderen Datensätzen in E-Mail-Vorlagen zu referenzieren?

a) Lightning E-Mail-Vorlagen (Merge-Felder)

Lightning-Vorlagen sind für ein Related-To-Objekt gedacht (z. B. Opportunity). Merge Fields kommen über den Picker und rendern nur, wenn Objektzuordnung, Feldzugriff und Werte passen. Gut für kurze Bestätigungen/Status-Mails mit Feldern des Primärobjekts.

Voraussetzungen/Rollen: Anlegen/Veröffentlichen braucht passende Berechtigungen und Ordnerfreigaben (Admin/Power-User). Nutzen/versenden können die Vorlagen anschließend alle mit Objekt-/Feldrechten.

Grenzen:

• kein echtes Cross-Object / keine mehrstufigen Lookup-Ketten
• keine Child-Listen/Iterationen (z. B. OpportunityLineItems)
• nur sehr eingeschränkte Konditionen/If-Logik

b) Visualforce-E-Mail-Vorlagen (für komplexe Bezüge)

Visualforce ist HTML-ähnliches Markup für Templates. Es ermöglicht mehrstufige Beziehungen, Child-Listen via <apex:repeat>, konditionale Inhalte und sauber formatierte Tabellen/Abschnitte – genau dort, wo Lightning an Cross-Object, Listen oder If-Logik scheitert.

Voraussetzungen/Rollen: Anlegen/Pflege im Setup durch Admin/Dev/Power-User mit Grundkenntnissen in Visualforce/HTML (Markup schreiben, testen, deployen).

Grenzen:

• kein WYSIWYG: Änderungen erfolgen im Markup
• Wartungs-/Deploy-Aufwand (Versionierung, Sandbox → Prod)
• redaktionelle Pflege durch Fachbereiche weniger komfortabel als im Lightning-Editor

c) Flow + Textvorlage / „Send Email“

Mit Flow baust du Mails low-code: Datensätze per Get Records (auch über mehrere Beziehungen), Text via Text Template, Versand mit Send Email. Gut für Cross-Object-Zugriff, einfache If-/Branches und begleitende Schritte (z. B. Status setzen).

Das Erstellen/Testen/Aktivieren liegt klar beim Admin/Power-User. Du brauchst solides Flow-Know-how (Beziehungslogik, FLS/Sharing, Fault Paths, Limits). Fachanwender:innen lösen die Flows nur aus.

Grenzen:

• HTML/Tabellen limitiert; keine native Iteration im Mail-Template.
• Child-Listen nur über Schleifen/Aggregation, Output bleibt rudimentär.
• Governance/Limits greifen bei vielen Abfragen/Schleifen; sorgfältige Tests nötig.

d) Cross-Object-Formeln als Workaround

Mit Cross-Object-Formeln ziehst du Parent-Felder direkt in das Primärobjekt (z. B. Opportunity.Account.Name). Deine Vorlage arbeitet dann formal nur mit einem Objekt, enthält aber die benötigten Fremdfaten – praktisch für einzelne Werte ohne Listen.

Voraussetzungen/Rollen: Das Anlegen/Ändern der Formel-Felder ist ein Admin-Thema (Objekt-/Feldverwaltung, FLS/Sharing). Nutzen können die Felder anschließend alle mit entsprechender Feldsichtbarkeit.

Grenzen:

• nur Parent-Richtung (keine Child-Listen, keine Iteration)
• Mehrstufig möglich, aber begrenzt durch Feld-/Formelkomplexität
• zusätzlicher Wartungsaufwand bei Schema-Änderungen; Recalc/Null-Werte beachten
• kann Speicher/Übersicht belasten, wenn viele Hilfsfelder entstehen

Kurzfazit: Für einfache Bezüge reichen Lightning-Vorlagen. Für mehrere Objekte, Child-Listen oder konditionale Inhalte sind Visualforce oder Flow robuster – oder du nutzt out.bounz ohne Custom-Code.

Wichtig zur Rolle: Das Aufsetzen (Vorlagen, Flows, Scopes, Formel-Felder) liegt i. d. R. bei Admin/Power-Usern. Das Nutzen/Senden können anschließend alle mit den passenden Objekt-/Feldrechten und Vorlagenfreigaben – kein Admin nötig.

2. So referenzierst du fremde Datensätze mit out.bounz (Schritt-für-Schritt)

out.bounz ist eine Salesforce-native E-Mail-App, mit der du E-Mails direkt in Salesforce gestaltest und versendest – flexibel, automatisiert und angereichert mit deinen CRM-Daten.

Ziel: Daten aus jedem Salesforce-Objekt (Standard & Custom) in E-Mail-Vorlagen nutzen – inkl. Listen, Lookup-Ketten und freien Datenquellen – direkt in Salesforce.

Hinweis: Die Template-Erstellung (HTML/Mixed/Text, Scopes, Empfängerfeld, Wrapper) erklären wir in einem separaten Beitrag. Hier setzen wir ein fertiges Template voraus.

Schritt 1: Primary Scope setzen

• Gehe im Menü zu Templates und wähle entweder ein bestehendes Template oder klicke auf New Template.
• Im Template-Editor findest du oben rechts das Feld Create Primary Scopes. Hier legst du das Hauptobjekt fest, auf dem dein Template basiert.

Ab diesem Moment stehen dir alle Felder dieses Objekts im Template zur Verfügung.

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Schritt 2: Field Scopes (Lookups) hinzufügen

Ergänze Field Scopes, um Daten aus Lookup-Zielen zu ziehen (z. B. Opportunity → Account, Opportunity → Owner).

Schritt 3: List Scopes (Child-Listen) verwenden

Nutze List Scopes, um verwandte Listen auszugeben (z. B. OpportunityLineItems, Cases eines Accounts). Perfekt für Tabellen in E-Mails.

Schritt 4: Free Scopes (freie Quellen) für Sonderfälle

Mit Free Scopes beziehst du beliebige Datensätze, auch ohne direkte Beziehung (z. B. „alle aktiven Produkte“).

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Schritt 5: Sender/Empfänger definieren

Lege dynamische oder statische Sender/Empfänger fest (To/CC/BCC – auch anhand von Scopes).

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Schritt 6: Vorschau & Test

Bevor du testen kannst, legst du auf dem gewünschten Objekt (z. B. Lead, Opportunity) einen eigenen Detailseiten-Button an, der deine out.bounz-Vorlage aufruft und ins Page Layout eingebunden ist (die konkrete Button-Konfiguration findest du in der out.bounz-Doku). Öffne dann einen echten Datensatz und klicke auf deinen out.bounz-Button: Im E-Mail-Dialog kannst du über „Preview“ die komplette E-Mail inklusive Wrapper/Signatur prüfen und dir selbst eine Testmail schicken – so siehst du genau, wie die gemergten Fremdfelder im echten Versand aussehen.

Schritt 7: Automatisiert versenden

Starte den Versand über Schedules (wiederkehrend) oder Campaigns (einmalig); Öffnungen/Klicks siehst du in Salesforce (Activities/Results).

3. Typische Use Cases für Salesforce E-Mail-Vorlagen mit Cross-Object-Daten

• Case-Update mit Account- und Owner-Infos (Field Scopes).
• Renewal-Reminder mit Vertrags-Feldern und zugehörigen Abos (List Scope).
• Order-Bestätigung mit Positionstabelle (List Scope auf OpportunityLineItems).
• Projekt-Status mit verknüpften Milestones; zusätzlich freie Liste „Offene Risiken“ (Free Scope).

4. Best-Practice-Checkliste

• Datenpfade testen: Immer Check Merge Fields + Testversand mit Dummy-Datensätzen.
• Fallbacks: Für leere Felder sinnvolle Defaults/Textbausteine.
• Performance & Lesbarkeit: Tabellen nur mit relevanten Spalten; lange Listen ggf. kürzen oder verlinken.
• Rechtliches: Opt-in/Opt-out, Impressum/Abmeldelink (falls nötig).
• Wartbarkeit: In Lightning komplexe Bezüge lieber über Flow oder Formel-Felder „einsammeln“; für Listen Visualforce oder out.bounz List Scopes nutzen.

5) Warum out.bounz oft der pragmatischste Weg ist für Salesforce E-Mail-Vorlagen mit verknüpften Objekten

• Ohne Custom-Code: Primary/Field/List/Free Scopes decken Parent-Bezüge, Child-Listen und freie Quellen ab.
• Direkt in Salesforce: Vorlagen, Empfängerlogik, Vorschau, Tracking – ohne Tool-Wechsel.
• DeepL integriert: Schnelle Übersetzungen direkt im Template-Flow.
• Unlayer integriert: Designstarke HTML-Vorlagen per Drag-&-Drop im Editor (keine externe App nötig).
• Kostenloser Start: 30 Tage kostenlos testen.

Fazit

Ob du Cross-Object Inhalte in Salesforce mit Lightning, Visualforce oder Flow umsetzt – oder eine App nutzt – hängt von Komplexität, Datenmodellen und Wartbarkeit ab. Wenn du dir unsicher bist, probiere out.bounz einfach 30 Tage kostenlos aus (über den AppExchange erhältlich). Oder melde dich für ein unverbindliches Gespräch – wir schauen uns deine Objekt- und Feldstruktur an und bauen die ersten Scopes gemeinsam.